PT Ekamant Indonesia menuju Era New Normal

tandiono_national-business-manager-pt-ekamant-indonesia

Era pandemik ini memang luar biasa dampaknya. Nyaris semua perusahaan tidak ada yang pernah menyangka akan mengalami perubahan yang luar biasa. “Kami banyak belajar untuk berubah dan mencari model kerja yang lebih efektif dan efisien dari sebelumnya,” tutur National Business Manager Industry PT Ekamant Indonesia Tandiono, ST., di Pulogadung, Jakarta.

Ia melihat bahwa seiring dengan gencarnya peringatan akan ‘meledaknya’ wabah Corona Virus diseases-19 oleh pemerintah, manajemen PT Ekamant Indonesia pun mulai mempersiapkan langkah dan skenario antisipasinya. “Sales dan technical team saat itu masih diperbolehkan berkunjung ke customer,” jelasnya. Namun sejak April lalu, manajemen PT Ekamant Indonesia mulai mempersiapkan perubahan aturan kerja.

Hingga Maret lalu, kondisi masih normal namun semenjak akhir Maret kian gencar warning dan itu membuat kami mulai mewaspadai kondisi yang berkembang. Sekalipun sales dan tim teknis masih diperbolehkan berkunjung ke customer sesuai dengan jadwal yang sudah ada. Semenjak April sebenarnya kami mulai mempersiapkan perubahan aturan kerja. “Karyawan di departemen produksi dibagi dalam dua kelompok kerja, ini sesuai aturan pemerintah tentang maksimal 50% kehadiran,” lanjutnya.

penerapan-protokel-kesehatan-di-ekamant

Tim produksi untuk narrow belt dan wide belt dipisahkan sehingga tidak akan bertemu dalam ruang produksi. Keduanya pun hanya 50% yang bisa hadir dalam produksi sewaktu. “Selang-selinglah antara kedua tim produksinya,” kata Tandiono.

Di kantor sini, menurutnya terkecuali tenaga sales counter, karyawan dari bagian lain masuk bergiliran sesuai aturan pemerintah. Tenaga sales counter dan pengiriman wajib masuk karena aktivitasnya terkait dengan operasional produksi dan penjualan. “Mereka harus membuka WO dan PO,” jelasnya. Agar mudah diaplikasikan, “Kami buatkan jadwal masuk untuk seluruh karyawan. itu pun sangat membatasi jumlah total karyawan yang bisa berada dalam kantor dalam satu hari”.

kantor-pusatsocial-distancing

Tandiono menambahkan di kantor pusat, kehadiran karayawan dalam satu waktu  dibatasi maksimal25 orang, terbanyak tenaga admin yang berkaitan dengan produksi dan pengiriman. “Kalau tenaga akuntansi dan keuangan, kegiatannya tidak berkaitan dengan produksi , namun sebagian tetap bekerja di kantor dengan social distancing,” katanya.

Ketika karyawan salah satu customer PT Ekamant Indonesia dikawasan yang sama terdampak, manajemenkian serius dan memperketat pelaksanaan protokol kesehatan. Ia bertutur paska kejadian itu pihaknya dua kali mendapat pemeriksaan mendadak dari kementerian perindustrian dan kementerian tenaga kerja. Hasilnya, dianggap memenuhi persyaratan dan bisa melanjutkan operasional sesuai aturan pemerintah.

“Tidak hanya harus mendaftar terlebih dulu tapi kami harus sudah menerapkan protokol kesehatan,” katanya. Penerapannya membuat jumlah karyawan yang bisa hadir dalam satu waktu sudah berkurang setengahnya. Saat itu, kapasitas produksi sudah turunsesuai permintaan pasar yang mengalami penurunan. “Jadi tidak terlalu berpengaruh karena bisnis mengalami penurunan di bulan Maret dan April. Terendahnya dibulan April sekitar 40%. Permintaan mulai naik pada bulan Mei menjadi 50%, dan moga-moga akan naik menjadi 70% dalam bulan-bulan mendatang,” lanjut Tandiono.

Sejak bulanApril, tenaga sales telah dilarang datang ke kantor-kantor PT Ekamant Indonesia. Jika ada kebutuhan mendesak maka dilakukan dengan perjanjian, dan manajemen akan menentukan kapan hari dan jamnya berkunjungnya. “Akan dicarikan waktu sesuai dengan jumlah visit terendah dalam satu waktu,” jelasnya.

Menurutnya, sales dilarang ke kantor karena tugasnya lahmembuat mereka harus berkeliling mengunjungi customer dan calon customer. “Sementara orang di kantor tidak kemana-mana. Kasihan orang kantornya jika sales diperkenankan ke kantor apalagi banyak yang sudah berusia. Kasihan jika harus terkontaminasi dari sales,” ujarnya panjang lebar.

Kondisi ini berlangsung hingga Juni lalu yang merupakan tahap transisi pertama sehingga ada perubahan, namun tetap berpatokan pada protocol kesehatan. Saat ini bisnis mulai menggeliat hingga kapasitas produksi pun harus ditingkatkan seiring naiknya permintaan. “Dibuatlah dua shift kerja dalam satu hari. Shift I masuk dari jam 07.00 sampai jam 13.00, shift II masuk jam 12.00 sampai 18.40 WIB.

gudang pabrik pabrik-1

Untuk menutupi kekurangan jam kerja dalam seminggu yang mencapai 40 jam, maka hari kerja pun diperpanjang hingga sabtu.Semula hari ini merupakan hari libur. Itu konsekuensinya,” ujar kepala Gudang PT Ekamant Indonesia Duddy Sardjono.

Dua shift sebenarnya membuat karyawan tidak berkesempatan berinteraks lama karena merupakan waktu transisi dan serah terima antara dua tim. Namun diakuinya tidak mudah karena harus merubah sistem yang ada. “Apa boleh buat karena sudah menjadi kebijakan pemerintah yang harus dijalankan,” uajr Tandiono.  “Sejauh ini karena bisnisnya belum recover total maka belum terasa dampak negatifnya. Semuanya tercover karena belum pulih total,” lanjutnya.

 

Pengalaman kemarin memperlihatkan pasokan material tidak terganggu sekalipun harus diimpor dari luar negeri. “Ketika disini outbreak, kondisi di negara-negara pemasoksudah recover. Jadi pasokan material sudah lancar kembali, customertidak perlu kuatir,” jelas Tandiono. Menurutnya, kendala ini justru terjadi pada bulan April ketika outbreak terjadi di Indonesia. Kantor-kantor pemerintah mereorganisir jam kerjanya sehingga berakibat mengganggu kelancaran pasokan bahan baku. “Itu sempat membuat kami kuatir namun tidak berlangsung lama,” ujarnya.

Sales juga mengalami perubahan namun tetap dilarang datang ke kantor. Perubahan terjadi karena setiap jam 0800 WIB dilakukan koordinasi melalui zoom. Ini berlangsung hingga jam 0900 WIB, setelah itusales bisa berkunjung jalan ke customer sesuai perjanjian. Jika kunjungan tanpa perjanjian maka diwajibkan menanyakan lebih dulu kesediaan customer dalam menerima kunjungannya. “Ada customer yang masih belum menerima kunjungan vendornya karena protokol kesehatan,” jelasnya.

Kunjungan ke customerharus memenuhi protokol kesehatan. Semua persyaratan dan tuntutan customer harus dipenuhimisalnya sales harus menggunakan masker dan face shield saat berkunjung. Tidak hanya sales tapi juga berlaku untuk teknikal, deliveri dan kolektor. Merekawajib menggunakan masker dan faceshield bahkandilengkapi hand-sanitizer yang bisa direfill di kantor. “Kami fasilitasi dengan masker, faceshield dan handsanitizer. Mereka tidak usah repot dalam mengadakannya,” tegas Tandiono.

Iamenjamin dilingkungan internal perusahaan tidaksatu pun yang terkontaminasi. “Jangan kan sakit, ketahuan pulang kampung saat lebaran lalu maka dilarang masuk selama 14 hari. Kami menerapkan sistem log lewat WA yang bisa memonitor keberadaannya. Kalau dilanggar maka yang bersangkutandilarang datang dan beraktifitas selama 14 haridilingkungan kantor, pabrik dan gudang. Jika ada yang sakit maka harus dengan menggunakan surat dokter, tanpa itu tetap harus melakukan isolasi mandiri selama 14 hari. Upaya menjaga protokol kesehatan ini menjadikan jaminan bagi produk kami tidak akan terkontaminasi,” katanya panjang lebar.

Semua ini telah mendorong perubahanpola kerja. Diakuinya saat ini, lebih banyak bekerja secara virtual dengan mengandalkan teknologi Information and Communication Technology baik memanfaatkan zoom maupun videocall. “Yang penting adalah perusahaan tetap survive. Sejauh ini belum ada pemecatan karyawan dan pemotongan gaji . Tunjangan Hari Raya kemarin pun dibayar penuh,” ujarnya. Namun ia mengingatkan perlu adanya penghematan agar bisa survive.

“Yang tidak perlu dikurangi pengeluarannya karena perusahaan harus mempriotitaskan kesehatan karyawan. Perlu investasi besar mulai dari masker hingga pembagian suplemen vitamin,” katanya.Perubahan yang sudah terjadi sangat mungkin diteruskan sekalipun kondisinya sudah membaik, namun “Virus ini tidak bisa menghilang,” ujarnya. Pandemik membuat pihaknya belajar bekerja lebih efektif lagi.

Sales yang sebelumnya harus ke kantor setiap paginya untuk reportase, berkoordinasi, mengurusi administrasi penjualannya. Selesai itu barulah berkunjung namun rerata bisa melakukan usai jam 10.00 WIB. Jika lokasi kunjungannya jauh maka visit dilakukan setelah makan siang. “Sesiangan itu hanya dapat visit 1-3 customer dan harus segara kembali ke kantor karena macet. Pandemik ini membuat kami merubah pola kerja agar lebih efektif. Kami banyak belajar,” jelasnya.

Kini, koordinasi pagi dilakukan lewat zoom atau apapun dengan memanfaatkan ICT. Setelahnya, sales meluncur dari rumahnya langsung ke customer. “Hingga makan siang, sales bisa visit 1-2 customer. Setelahnya, dia masih bisa mengunjungi 2-3 customer sebelum pulang langsung kerumah. Seharian bisa visit 4-5 customer. Dulu, maksimal hanya 3 customer. Lebih efektif dan tetap bisa koordinasi setelah sampai rumah. Monitoring dan reportase tetap bisa dilakukan secara efektif dan efisien dengan mengandalkan teknologi,” katanya.

Menurutnya, ini lebih efisien, efektif dan berkualitas. Ia optimis bisa survive hingga pandemik mereda. “Dalam kondisi begini sudah bisa terlihat pencapaian produktifitasnya hampir 2 kali lipat dari sebelumnya. Sejauh ini bisa dicapai ditengah keterbatasan dan bisa mempertahankan pemenuhan hak-hak karyawan, namun dengan catatan tetap mengacu pada efisiensi”. Ia menambahkan efisiensi internal memungkinkan terjadi cost down sementara harga jual produk tetap sama. “Ini agar tetap bisa bersaing,” imbuhnya.

Kondisi ini memberikan banyak kesempatan untuk melakukan training internal guna mengubah mindset karyawan. Training internal ini harus didukung dengan infrastruktur yang memadai sehingga kami harus mempersiapkan sejauh dan sebaik mungkin. Di bulan Mei lalu sudah dilakukan 4 kali pelatihan, temanya beragam mulai dari communication skill, managerial skill, culture dan negosiasi bahkan finance. “Training untuk pembekalan agar ketika kondisinya normal, kami siap bertempur lagi”.

Efisiensi dari sisi biaya sudah terlihat jika dulu meeting nasional menelan biaya IDR150 juta untuk keperluan akomodasi saja. Ini terpangkas lewat meeting virtual yang bisa diadakan kapanpun. “Dulu tidak terpikir menggunakannya”.

Tandiono menegaskan bukan berarti tidak perlu mengadakan gathering nasional. “Perlu namun fungsinya jelas akan beda, bukan meeting! Meeting akan disalurkan via zoom yang bisa dilakukan kapan dan dimanapun, namun lebih untuk refreshing atau team building untuk mengikat relasi karyawan dengan manajemen dan sesama karyawan. Itu perlu,” tegasnya. “Team bulding tidak bisa dilakukan dengan zoom. Team building punya sisi ikatan emosional,” lanjutnya.

“Kami sudah melakukan meeting dengan suplier dari Eropa, Jepang, China, dan Korea,” katanya. Suplier tidak perlu datang kesini untuk mencegah perluasan pandemik disamping belum tentu diperbolehkan negaranya untuk mengadakan perjalanan bisnis dalam waktu dekat.

Technical team sudah mengadakan virtual meeting untuk solving problem dengan customer. Kalau masih diperlukan kunjungan fisik maka akan diatur berikutnya. Dulu dalam waktu 2×24 jam usai komplain pertelpon, technical team sudah akan sampai disana. Sekarang sudah berubah dengan kondisi yang ada. Semua problem didiskusikan lewat virtual meeting, dan jika bisa disolve sekaligus. Ini membuat customer tidak kuatir dan merasa terkendala jarak jika ada masalah dalam penggunaan produk-produk Ekamant. Begitu juga dengan semua cabang dan sales akan mudah mendapatkan support dan solving problem terhadap semua masalah yang dihadapi. “Jadi nyaris tidak ada masalah,” tegasnya.